Sie haben Microsoft 365 eingeführt und verwenden jetzt Teams? Einige Mitarbeiter sind jedoch bei Google-Docs und Slack geblieben und bevorzugen WebEx? Daneben existieren weitere Kanäle, wie zum Beispiel viel Kommunikation über E-Mail und WhatsApp, obwohl Ihre Datenschutzrichtlinie insbesondere Letzteres ausschließt. Neben Sharepoint wird weiterhin die gute alte Dateiablage auf dem Server genutzt, nur, dass oft niemand weiß, welche Informationen wo liegen und wer die Daten das letzte Mal bearbeitet hat. Und dann gibt es noch privat bereitgestellte Cloudlösungen?
Es überrascht Sie nicht wirklich, dass es ein Glücksspiel ist, ob die Informationen jeden erreichen, der sie benötigt.
Legen Sie die Kommunikationstools fest
Klären Sie in regelmäßigen gemeinsamen Meetings mit Ihrem Team, welche digitalen Kommunikationskanäle aktuell benutzt werden sollen und welche der in der Vergangenheit benutzten durch welche neue Medien ersetzt werden.
Stellen Sie sicher, dass die alten Daten migriert werden, oder zumindest noch verfügbar sind. Alte Verfahren sollten, wenn möglich, abgeschaltet werden oder wenn eine Migration nicht möglich, sinnvoll oder zu teuer ist und die alten Daten weiterhin benötigt werden, dann sollten die alten Verfahren in einen „Read-Only“ Zustand versetzt werden.
Der Aufwand dieses umzusetzen wird gerne eingespart und unterlassen. Dabei werden die möglichen Folgen gerne übersehen.
Digital zu kommunizieren bedeutet nicht automatisch effizient zu kommunizieren. Im Gegenteil: Oft führt das schnelle Aufkommen neuer Tools deren Möglichkeiten und deren sofortige Verfügbarkeit zu Verwirrung und Desorientierung und damit zu hoher Ineffizienz.
Um dieses zu Vermeiden ist es notwendig die Arbeitsumgebung genau zu definieren und sie regelmäßig anhand eintretenden Realitäten zu revidieren. Regeln für den Umgang miteinander sind gemeinsam festzulegen und dort, wo das nicht möglich ist, z.B. aufgrund von konzernweiten Vorgaben, nachvollziehbar zu argumentieren.
Wichtig ist, dass diese Regeln unabhängig von den persönlichen Präferenzen von allen Ebenen der Organisation eingehalten werden.
Ziel Kollaboration
Die Digitalisierung der Arbeit bietet neue Möglichkeiten kollaborativen Arbeitens. Verschiedene Teams im Unternehmen bestehen aus verschiedenen Mitarbeitern. Das kann zur Folge haben, dass diese Teams auch unterschiedlich kreativ in der Gestaltung ihrer Arbeitsabläufe sind. Teamintern mag das den Abläufen förderlich sein, jedoch wird es schwierig, wenn Dokumente in dem einen Team via Mail, in einem anderen in Chat-Foren und in einem Dritten über zentrale Ablagen ausgetauscht werden. Wie wird eine funktionierende Versionierung sichergestellt? Oder überhaupt die Verfügbarkeit der Informationen für alle, die diese benötigen.
Neue Tools sind schnell eingeführt, vieles ist kostenlos aus dem Internet herunterzuladen. Wo wird die Informationssicherheit bei Verwendung solcher Tools sichergestellt?
Um Effizienz zu erreichen, sollte im gesamten Unternehmen geklärt und genau festgelegt werden, welche Tools eingesetzt und wo Dokumente abgelegt werden und wie die Versionierung sichergestellt wird. Es sind Regeln zu vereinbaren und durchzusetzen, wie mit Daten und Dokumenten gearbeitet wird und wo diese abzulegen sind. Technische Hilfsmittel, die eine Versionierung der Daten auch bei paralleler Bearbeitung sicherstellen, sind sehr hilfreich und technisch heute kein Hexenwerk mehr.
Kommunikationsregeln
Ähnliches gilt auch für die Nutzung von Medien und Tools in der zwischenmenschlichen Kommunikation. Bei den Festlegungen geht es nicht nur um die Frage welche Tools verwendet werden sollen, sondern auch um die Frage nach dem wie. Sollen z.B. in Web-Meetings die Kameras eingeschaltet sein? (Zur diesem Thema empfehle ich im Übrigen ein eindeutiges „Ja“. Im Büro und im Meetingraum sehen wir uns ja auch.) Dinge, die nicht besprochen und geklärt sind, im Nachhinein einzuführen wird meist schwierig.
Jedoch empfehle ich auch Nachsicht. Bestimmte Dinge lassen sich nicht unterdrücken. Ein Beispiel sind die beliebten Chat-Gruppen auf Whats-App. Diese werden sich im Kollegenkreis bilden und für viel Kommunikation genutzt werden. Sprechen Sie dieses an und klären Sie über die Risiken und die Regeln auf. Negative Beispiele finden sich in den Medien genug. Lassen Sie solche Gruppen zu, aber fordern Sie nachdrücklich auf, solche Tools nur für private Inhalte zu nutzen. Ggf. forden Sie Kollegen auf, auf alternative Tools (z.B.: Threema) auszuweichen, die den für Unternehmen üblichen Sicherheitsanforderungen genügen.
Schriftliche Kommunikation
Schriftliche Kommunikation spielt in der Zusammenarbeit auf Distanz eine wesentliche Rolle. Inhalte, die in schriftlicher Form in elektronischen Medien festgehalten werden, sind faktisch zementiert. Das gilt nicht nur für quasi offizielle Dokumente und Arbeitsunterlagen, sondern auch für informelle Nachrichten. Diesem sind sich die wenigsten Führungskräfte bewußt. Wo bisher eine kurze Nachricht in Form eines Post-It auf dem Tisch eines Kollegen nach dessen Wahrnehmung schnell in der physikalischen Rundablage verschwindet, sind ähnliche Informationen auf elektronischen Medien im Regelfall auch noch Monate später auffindbar. Das gilt auch für die schnelle Bemerkung im Chat des Videokonferenzsystems, über die jemand sehr viel später stolpert, weil er nach einem damals geposteten Link sucht.
Zu diesem Zeitpunkt hat sich aber die Situation bereits verändert. Die zeitliche Synchronität zwischen Voice und Text besteht dann nicht mehr. Damit würde eine solche Nachricht, die zum Entstehungszeitpunkt durchaus als witzig oder satirisch verstanden wurde, jetzt möglicherweise ganz anders interpretiert werden. Der Inhalt der Nachricht entsteht, folgen wir Paul Watzlawick, immer beim Empfänger.
Es ist daher sinnvoll, die schriftliche Kommunikation sehr bewußt sachlich, sehr neutral und anstatt inhaltlich bewertend persönlich und wertschätzend zu formulieren.
Ein Beispiel: Anstatt also zu schreiben: „Durch die überraschend negativen Einwürfe vom Kollegen Meyer sind die Ergebnisse der Arbeitsgruppe faktisch wertlos“ sollten wir lieber niederlegen: „Die Informationen von Hr. Meyer haben die Situation verändert. Lass uns noch einmal darüber sprechen“
Konstruktive und wertschätzende Kommunikationsgrundsätze waren auch in der Vergangenheit sehr hilfreich und sinnvoll. Wenn dennoch etwas unglücklich lief, hatten wir die Möglichkeit Reaktionen in der Mimik und der Körpersprache wahrzunehmen und darauf zu reagieren.
Durch die elektronischen Medien ist dieses limitiert und damit steigt das Potential für Missverständnisse. Das Feedback aufgrund der Interpretaion einer Nachricht findet erst verzögert statt. Meist ist die ursächliche Nachricht dann schon nicht mehr identifizierbar. Viele weiterghende Interpretationen haben in der Zwischen Zeit schon Raum gegriffen.
Als Führungskraft sollten Sie also jeglichen Aktionismus auf der schriftlichen Ebene vermeiden. Greifen Sie, insbesondere bei Kritik, stattdessen lieber zum Telefon, oder ergreifen Sie, wenn möglich, die Gelegenheit zu einen persönlichen Gespräch Vis-a-Vis.
Welche Erfahrungen haben Sie im letzten Jahr gemacht. Welche Lösungen haben Sie entwickelt ?
In vielen Unternehmen habe ich solche Probleme beobachten können oder habe in Gesprächen mit Kollegen über diese Themen gesprochen.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Bedarf haben, sollten wir darüber reden. Gerne helfe ich Ihnen Ihre Mitarbeiter zu sensibilisieren und hinsichtlich dieser Problematik zu schulen. Das Vermeiden von Missverständnissen und ungewollten Kränkungen ist wichtig, um funktionierende Teamstrukturen zu erhalten und das resiliente Unternehmenskultur zu etablieren. Bitte sprechen Sie mich unverbindlich an. Bei bereits bestehenden Problemen kann ich Sie mit einer systemischen Analyse der Situation unterstützen und bestehende Hindernisse im Team meist auflösen.
Sie erreichen mich über mein Kontaktformular, via Mail ( Eike.Eilks@Consulting-Worpswede.de) oder per Telefon (Tel.: +49 (4792) 955 755).
